Guide
Organiser l’agenda d’un institut avec plusieurs cabines
Cabines, appareils et opérateurs : comment configurer le catalogue de prestations pour que le contrôle des conflits travaille pour vous.
Vera CRM by Adiwave
Aucune commission. Aucune limite de clients.¹
Le logiciel pour instituts de beauté qui ne vous pénalise pas quand vous grandissez. Agenda, fiches clients, consentements, acomptes et encaissements dans une seule plateforme. Vous payez pour les postes de votre institut, pas pour le travail que vous faites.
- Aucune carte requise
- Configuration guidée
- Assistance en italien et en anglais
¹ Chaque établissement inclut 100 clients actifs. Besoin de plus ? Ajoutez des packs de 500 clients à 25 €/mois, directement depuis l’app. L’historique archivé ne compte jamais.
Créé pour celles et ceux qui travaillent chaque jour dans la beauté.
Coiffeurs
Instituts de beauté
Bars à ongles
Médecine esthétique
Barbiers
Chaînes multi-sites
VeraCRM
Notre engagement sur la qualité
Notre priorité, c’est la continuité opérationnelle du centre. Si le système qui gère les agendas, les paiements et les fiches clients s’arrête pendant les heures d’ouverture, le préjudice n’est pas le nôtre, il est celui du centre et de ses clients.
L’infrastructure tourne sur un cluster Kubernetes dédié, pas sur un hébergement mutualisé, et chaque déploiement passe par une CI/CD avec build et tests automatisés avant d’arriver en production. Les données cliniques sont traitées comme telles dès la conception : la distinction entre fiche client et dossier clinique n’est pas un choix marketing, c’est un choix légal qui détermine comment les données sont collectées, conservées et affichées.
L’objectif est de moins de 15 minutes d’indisponibilité par an. L’état des services est public sur status.adiwave.group. Le système contrôle le cluster toutes les 3 minutes : si un service reste dégradé pendant trois contrôles consécutifs, une notification par e-mail part vers l’opérateur, dans les 9 minutes suivant le premier symptôme.
Arrêtez de courir après l’agenda.
Consacrez-vous à vos clients.
Les problèmes du quotidien, résolus.
Des rendez-vous sans chevauchements
Le contrôle automatique des conflits vérifie opérateur, cabine et appareil avant chaque confirmation. La double réservation est tout simplement impossible.
Moins de temps perdu en gestion
Fini l’agenda papier, les tableurs et les groupes WhatsApp : tout l’institut dans un seul outil, consultable aussi depuis chez vous.
Des clients vraiment suivis
Historique complet des soins, préférences, notes et consentements pour chaque client. Ici, rien ne se perd.
Des décisions fondées sur les données
Chiffre d’affaires, prestations les plus rentables et meilleurs clients, toujours à portée de main. Ouvrez le logiciel et sachez comment va votre institut.
Agenda et rendez-vous
Un agenda qui travaille avec votre équipe.
Vue par jour, semaine et mois, colonnes par opérateur et déplacements en glisser-déposer. Avant de confirmer, le système vérifie horaires, congés, cabines et appareils : si quelque chose ne colle pas, la réservation est bloquée avec le motif précis.
- Contrôle automatique des conflits : opérateur, cabine et équipement
- Master Calendar multi-opérateurs et multi-cabines
- Gestion des congés, absences et fermetures de l’institut
- Horaires d’ouverture configurables par établissement
Clients et dossiers
Chaque client, préférence et document à sa place.
Fiche client complète avec historique des soins, notes opérationnelles, anamnèse et consentements éclairés numériques archivés de façon inaltérable. En cas de contestation, l’institut peut prouver qui a fait quoi, quand et avec quel consentement.
- Historique complet des rendez-vous et des soins
- Consentements numériques tracés et inaltérables
- Galerie photo protégée par client
- Signalement automatique des clients inactifs depuis plus de 120 jours
Rapports et Transformation Studio
Des chiffres aux décisions.
Chiffre d’affaires par période, prestations les plus demandées et classement des clients par valeur. Et avec le Transformation Studio, vous documentez l’avant/après de chaque soin de manière professionnelle : le meilleur vendeur de votre institut, c’est le résultat d’un client satisfait.
- Évolution du chiffre d’affaires avec graphiques comparatifs
- Analyse par prestation, opérateur et établissement
- Comparaison avant/après synchronisée entre deux séances
- Capture guidée à 360° avec sélection automatique des meilleures images
Parcours multi-séances
Un parcours de dix séances se réserve une seule fois.
Les soins d’esthétique avancée ne sont pas des rendez-vous isolés : dix séances de laser, six de radiofréquence, un cycle dont il faut respecter le rythme, sinon il ne fonctionne pas. Avec Vera, vous configurez le parcours une fois et le système génère toute la série de rendez-vous. Si une date n’est pas disponible parce que l’opératrice est en congé ou que l’appareil est occupé, il propose l’alternative la plus proche qui ne casse pas le protocole.
- Génération automatique de toute la série de séances
- Jusqu’à douze séances, avec des intervalles d’une à cinq semaines
- Contrôle des conflits étendu à toutes les dates du parcours
- Historique des séances effectuées et de celles à venir
Comment ça marche
Quatre étapes vérifiées pour démarrer. Rien à installer, aucun technicien nécessaire.
Configurer
Données de l’activité, établissements et horaires d’ouverture via un parcours guidé.
Services et équipe
Plus de 40 prestations déjà préconfigurées pour un institut de beauté italien : ajustez prix et durées, puis invitez vos collaborateurs.
Clients
Enregistrez vos clients avec le parcours guidé, ou contactez-nous pour étudier la migration depuis votre logiciel actuel.
Gérer
Agenda, encaissements et rapports au même endroit, depuis n’importe quel appareil.
Combien vous coûtent les clientes qui ne viennent pas
Le calcul est simple et vous le connaissez déjà : cabine à l’arrêt, opératrice payée, créneau que personne d’autre ne pouvait réserver.
150
45 €
15%
CA mensuel à risque
1012 €
- Annuel à risque
- 12.144 €
- Créneaux récupérables
- 22 / mois
Protégez vos encaissements
Ces calculs sont des estimations illustratives basées sur vos saisies, pas une prévision de résultat.
Vera attaque le problème à la racine
À la réservation, Vera demande un acompte non remboursable, payé par carte : un paiement partiel du soin qui engage le créneau. Qui verse un acompte se présente.
Ce n’est pas une règle identique pour toutes : l’acompte dépend de l’historique de chaque cliente avec votre institut.
- Clientes fiables : aucun no-show au cours des 24 derniers mois, elles réservent sans acompte
- Nouvelles clientes : jamais venues, elles versent 50 % à la réservation
- Au moins un no-show au cours des 24 derniers mois : 100 % est versé d’avance
- Après 24 mois sans no-show, les nouvelles clientes réservent elles aussi sans acompte
Pensé pour votre type d’activité.
Chaque activité de la beauté travaille différemment. VeraCRM s’adapte à la vôtre.
Cabines, appareils et soins sous contrôle.
Le moteur de disponibilité tient compte des cabines et des équipements : si les deux lasers de l’institut sont occupés, le troisième rendez-vous est bloqué automatiquement.
- Compatibilité cabine–prestation et gestion des appareils par quantité
- Dossier de soins avec produits et paramètres de chaque séance
- Consentements éclairés numériques conformes au RGPD
Tout ce qu’il faut, organisé selon votre façon de travailler.
Six domaines qui couvrent le quotidien de l’institut, de la réservation au rapport.
Agenda et réservations
Vue jour/semaine/mois, glisser-déposer et contrôle automatique des conflits.
Clients et dossiers
Fiches clients, historique des soins, anamnèse, consentements numériques et photos protégées.
Transformation Studio
Capture guidée à 360° et comparaison avant/après synchronisée entre séances.
Équipe, cabines et équipements
Rôles et permissions, horaires individuels, congés, cabines compatibles et appareils par quantité.
Paiements et factures
Abonnement avec paiement en ligne, renouvellement automatique et factures PDF toujours disponibles.
Rapports et analyses
Chiffre d’affaires par période, prestations les plus rentables, classement clients et analyse par établissement.
Un forfait pour chaque taille d’institut.
Vous payez pour le nombre de personnes qui travaillent dans votre institut, pas pour le nombre de clientes dans votre fichier. Essayez tout gratuitement pendant 21 jours, sans carte.
Solo / Petit
Pour les professionnels indépendants et les salons de quartier.
à partir de€59 /mese per sede
- Jusqu’à 3 opérateurs
- Agenda avec contrôle des conflits
- Fiches clients et consentements numériques
- Catalogue de prestations préconfiguré
Più scelto
En croissance
Pour les instituts établis avec une équipe structurée.
à partir de€139 /mese per sede
- À partir de 4 opérateurs
- Gestion des cabines et équipements partagés
- Rapports sur le chiffre d’affaires et les prestations
- Tableau de bord multi-établissements (dès Grand)
Enterprise
Pour les chaînes, franchises et grandes structures multi-établissements.
Sur mesure
- Plus de 40 opérateurs
- Onboarding dédié
- Comparaison des résultats entre tous les établissements
- Conditions personnalisées
21 jours d’essai gratuit · Puis facturation mensuelle · Résiliation avec préavis selon le forfait choisi
Les données de vos clients, protégées pour de vrai.
VeraCRM est conçu pour celles et ceux qui traitent des données personnelles et de santé et doivent pouvoir prouver qu’ils l’ont fait correctement.
Données personnelles chiffrées
Les données personnelles et de santé sont chiffrées dans la base : même en accédant aux données brutes, elles resteraient illisibles.
Consentements inaltérables
Une fois signé, un consentement ne peut plus être modifié. C’est précisément ce qui en fait une preuve quand cela compte vraiment.
Journal des accès
Chaque consultation de données personnelles est enregistrée et mise à disposition du Délégué à la Protection des Données.
Droit à l’oubli
Demande de suppression, délai de tolérance et anonymisation automatique, avec blocage en présence d’obligations légales.
Données en Europe
Infrastructure et stockage sur le territoire européen, toujours disponibles dans le cloud.
Environnements isolés par institut
La séparation entre instituts est appliquée au niveau de la base de données : aucun écran ni rapport ne peut montrer les données d’un autre institut.
Questions fréquentes
Tout ce que les gérants nous demandent avant de commencer.
Votre salon peut être plus simple à gérer.
Arrêtez de courir après l’agenda. Faites grandir votre institut avec un outil qui ne vous laisse pas vous tromper.
Aucune carte requise · Assistance en italien et en anglais
Ressources et approfondissements
Guides et actualités de l’équipe Adiwave pour qui gère une activité beauté.
Produit
Consentements éclairés numériques : pourquoi l’inaltérabilité compte
Un consentement modifiable n’est pas une preuve. Comment VeraCRM archive les consentements de façon tracée et inaltérable.
Guide
Transformation Studio : documenter l’avant/après de manière professionnelle
La capture guidée à 360° et la comparaison synchronisée entre séances, expliquées pas à pas.